Ein persönlicher Bericht von Beate Maier und Isabel Schwagereit

Als auf der ATICOM-Mitgliederjahresversammlung 2015 Kandidaten für ein Probeaudit zur Prüfung der Büroabläufe nach der ISO 17100 gesucht wurden, meldeten wir uns spontan, ohne ganz genau wissen, was auf uns zukommen und wie der Ablauf sein würde. Wieder zuhause kamen die ersten Fragen bei uns auf wie: Wäre es ratsam, vor dem Besuch das Büro aufzuräumen und auszumisten? Wird der Auditor sich an Papierstapeln oder nicht eingeräumten Ordern stören und hat dies Einfluss auf das Ergebnis? Und überhaupt: Ist das Audit eine Art Prüfung, bei der man durchfallen kann?

Gleich vorweg: Keine unserer Befürchtungen trat ein. Weder war es notwendig, das Büro auf Vordermann zu bringen, noch war das Audit eine Prüfung, die wir „vergeigen“ konnten. Der Auditor kam auch nicht in der Absicht, uns bloß zu stellen und mit maliziösem Lächeln nach Schwachpunkten zu suchen. Stattdessen führten wir ein rund 2-stündiges Gespräch in angenehmer Atmosphäre mit ihm, bei dem es nach dem Kennenlernen ausschließlich um Fragen zur Methodik und zu den Prozessen ging, die rund um die Erstellung einer Übersetzung anfallen. Mit anderen Worten: um unsere Praxis und Arbeitsweise bei der Abwicklung von Übersetzungs- und Dolmetschaufträgen.

Jeder Freiberufler mit halbwegs ordentlichen Strukturen kann die Fragen zum Wer? Was? Wie? Wo? Warum? beantworten. Bei dem Audit stellt sich aber zusätzlich auch heraus, ob diese Strukturen tief genug gehen, um komplexere Projekte, zum Beispiel wenn Aufträge ganz oder teilweise an Kollegen untervergeben werden, ausreichend abzubilden und zu bewältigen.

Einige Male wollte der Auditor entsprechende Unterlagen einsehen, um nachvollziehen zu können, was wir auf welche Weise machen und warum, und wie unsere Abläufe im Detail gestaltet sind und dokumentiert werden. Es war durchweg ein Gespräch auf Augenhöhe, so als ob wir einem Kollegen erklärten, wie unser Büro funktioniert. Angenehm war auch, dass der Auditor mit hoher Sachkompetenz und Zurückhaltung auftrat – endlich jemand, der tatsächlich zuhört und versteht, was wir tun und warum wir es genau so tun.

Am Ende hatte der Auditor ein umfassendes Bild unserer Büroorganisation und wir an Sicherheit gewonnen, unter anderem in folgenden Fragen:

Sicherheit in der Abwicklung der Aufträge

  • Was geschieht, wenn ein Auftrag kommt?
  • Weiß ich, was genau der Kunde will?
  • Wie gehe ich mit Vorgaben um?
  • Prüfe ich vor Abgabe noch einmal, ob alles entsprechend der Vorgaben erledigt wurde?
  • Sind die einzelnen Schritte auch später noch nachvollziehbar?
  • Sind meine Strukturen dafür ausreichend?

Sicherheit für die eigene Arbeit

  • Mache ich Fortbildungen, reicht mein Wissen?
  • Ist mein Fach- und Sprachwissen weiterhin aktuell?
  • Gibt es Nachweise zu den Qualifikationen von Kollegen, mit denen ich zusammenarbeite?

Datensicherheit

  • Sind meine Daten vernünftig durch Virenschutz/Firewall geschützt?
  • Kann ich eine kaputte Festplatte/einen Stromausfall überleben, habe ich ein ordentliches Backup?
  • Kann ich gewährleisten, dass Kollegen, die ich unterbeauftrage, ebenso vertraulich mit den überlassenen Kundendaten umgehen wie ich selbst?

Zusammenfassend kann man sagen, dass ein Audit nach ISO 17100 als eine Art TÜV-Untersuchung für das Büro oder als ein Soll-Ist-Vergleich der Strukturen betrachtet werden kann. Wie beim TÜV bekommt man einen Prüfbericht mit den Punkten, die noch Verbesserungspotenzial haben, so dass man weiß, wo man steht und wie man weiterkommt. Ein Audit ist in unseren Augen eine Chance zur Weiterentwicklung und Professionalisierung der eigenen Arbeitsweise, die nach dem Inkrafttreten der Norm künftig auch Anerkennung als Qualitätskriterium bei den Kunden finden dürfte.

Beate Maier und Isabel Schwagereit