Vor dem Audit, beim Audit und nach dem Audit

Als einer der ersten Freiberufler in der Bundesrepublik Deutschland nach der neuen Norm für Freiberufler auditiert zu werden, darüber habe ich mich erst mal gebauchpinselt gefühlt. Als Co-Autor von Qualitätshandbüchern, als Fachübersetzer vieler Texte aus dem Qualitätswesen, Dolmetscher zahlreicher Qualitätsaudits und nach der EN 15038 geschulter Auditor war mir klar, was bei dem Besuch von Herrn Thomas Wedde auf mich zukommen würde. Dennoch habe ich mir einige Gedanken gemacht, die ich in drei Bereiche aufgliedern möchte:

  1. Vor dem Audit
  2. Beim Audit
  3. Nach dem Audit

Vor dem Audit

Da ich den Auditor nicht kannte, habe ich mir Gedanken gemacht, was ich an dem Tag anziehen sollte. Krawatte und Jackett, wie ich es sonst beim Dolmetscheinsatz für gewerbliche Kunden machen würde? Aber dann sagte mir mein Gefühl, beim Übersetzen trägst du nie Krawatte, zieh dich so an, wie du es üblicherweise tust, wenn Kunden zu dir kommen, um Urkunden zu bringen oder abzuholen. Gedacht, getan und siehe da – Herr Wedde kam auch mit offenem Kragen, ohne Jackett. Damit war klar: Wir begegnen uns hier auf Augenhöhe bei der Arbeit. Keiner zieht eine Schau ab. Das mag für manche Leser banal klingen. Aber es ist ein wichtiges Kriterium im Umgang mit Geschäftspartnern, eine gemeinsame Basis zu finden. Die war mit Thomas Wedde sofort gegeben.

Der nächste Schritt war dann die gegenseitige Vorstellung. Für mich war die Autorität des Auditors gegeben, nachdem er mir seine Visitenkarte gegeben hatte, aus der hervorgeht, dass er Prozess-Auditor nach VDA 6.3 ist. Wer nach dieser Norm auditieren darf, kann auch ISO 17100!

Da bei mir noch viele Dinge im Umbruch sind, und ich keine Visitenkarte mit aktuellen Angaben bieten konnte, stellte ich mich mit meiner Selbstdarstellung vor, die ich auch im Erstkontakt mit potenziellen Auftraggebern verwende. Große Firmen bieten an dieser Stelle meistens eine Präsentation mit Beamer. Doch ich bin keine „große Firma“, sondern Allein-Unternehmer. Bei mir musste eine DIN-A-4 Seite reichen. Und das tat sie auch! Auf der Grundlage dieser Selbstdarstellung ergab sich dann das Gespräch zu den Themen: Wer bin ich? Was kann ich? Was mache ich? In dieser Phase müssen Auditoren in der Lage sein, ihr Gegenüber kennen zu lernen und zu erfassen, was sie überhaupt auditieren können. Ein gewissenhafter Auditor nimmt sich viel Zeit für das Kennenlernen des Unternehmens, das ihn bestellt hat. Und hier gilt insbesondere der Satz: „Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance!“

Das geht jetzt nicht in die Richtung von „gefällt mir oder gefällt mir nicht“, sondern zu „authentische Persönlichkeit„ oder „Schaumschläger“, „bei Fragen offen oder abwehrend?“. Die Liste ließe sich verlängern. Ich erwähne dies nur kurz. Denn mit dem Kennenlernen ist die Phase „vor dem Audit“ abgeschlossen.

Beim Audit

Hier geht es spätestens in den „Betrieb“, wobei für den Auditor dargelegt werden muss, welche Räumlichkeiten den von ihm zu auditierenden „Betrieb“ eigentlich darstellen. Insbesondere für diejenigen, die außer dem Übersetzen noch andere Tätigkeiten in Büroräumen ausüben, erwähne ich das hier. Persönlich kenne ich die folgenden Kombinationen als Broterwerb:

– Busunternehmen + Übersetzungen
– Waschmaschinen-Reparaturen + Übersetzen
– Katzenhotel + Übersetzen
– Filmschauspielerin + Übersetzerin

Was bitte soll der Auditor machen, der mit der Absicht kommt, die Kernprozesse Übersetzung zu auditieren und keine Abgrenzung der Räumlichkeiten nach Funktionen ermitteln kann? Hier können und sollten alle vorbereitet sein. Wo etwas zu auditieren ist, sollte am besten klar ersichtlich sein. Sonst muss es umständlich erklärt werden. Bis hierhin kann sich Jede und Jeder für ein Audit organisieren und vorbereiten, ohne jemals eine Norm gelesen zu haben oder gar nach ihr zu arbeiten. Es lässt sich alles noch unter dem Oberbegriff „ordentlich strukturierte Organisation“ zusammenfassen.

Was dann folgt, können wir salopp ausgedrückt mit „Fragestunde“ bezeichnen. Der Auditor stellt die Fragen: „Wer? Wie? Was? Wieso? Weshalb? Warum?“ Das ist der interessanteste Teil, weil wir hier feststellen können, ob das, was wir an internen Prozessen eingerichtet haben, nach der Meinung des Auditors normkonform ist oder nicht. Auch hierfür muss man sich nicht tief in irgendwelche Normen eingearbeitet haben. Eine Auftragsabwicklung, die den gängigen Ansprüchen an Einzelkaufleute gerecht wird, reicht durchaus.

Hier möchte ich nicht weiter vertiefen, sondern einfach nur Mut machen, sich mit dem Thema Audit der eigenen Arbeitsprozesse nach einer international anerkannten Norm und anschließend möglicher Zertifizierung zu befassen.

Nach dem Audit

Nach dem Audit gibt es einen Bericht, in dem der Auditor niederlegt, was er vor Ort geprüft hat, wie die Kriterien bewertet worden sind, und eine Empfehlung, wie weiter zu verfahren ist. Gleichzeitig gibt es unter Umständen weitere Frage und/oder Anforderungen, die erfüllt werden sollten, um die Empfehlung für die Zertifizierung zu erlangen.

Nach dem Audit ist vor dem Audit. Denn die Erst-Zertifizierung wird zwar auf der Grundlage eines Audits erteilt, aber immer nur auf Zeit. Dann wird die Organisation wieder überprüft. Es ist also nicht wie bei den Beamten. Wenn alle Prüfungen bestanden sind, ist man Beamter auf Lebenszeit und hat ausgesorgt. Wir Freiberufler leben in Zeiten der „kontinuierlichen Verbesserung“.

Nach dem Audit ist nach meiner Empfindung die aufregende Zeit, in der ich genau weiß, was ich noch verbessern kann, Änderungen in der Organisation plane, Pläne für die Umsetzung der Ideen entwickle und mich organisiere, um dies alles umzusetzen.

Fazit

Das Audit hat mich dazu motiviert:

  1. mein in Ansätzen bereits existierendes Organisationshandbuch nach der ISO 17100 neu zu strukturieren, zu aktualisieren, zu ergänzen und in eine an andere Freiberufler veräußerbare Form zu bringen;
  2. mich vom Allein-Unternehmer hin zum potentiellen Partner in einer Partnerschaftsgesellschaft zu entwickeln;
  3. den Werbeauftritt entsprechend anzupassen.

Martin Bindhardt B.A. (CDN)

Dieser Artikel erschien im Forum 2/2015.